Tra le aziende che sostengono la realizzazione del Meeting Nazionale ACEF quest’anno ci sono anche ADOBE e il suo distributore italiano PICO Srl. Per chi non lo sapesse, l’invenzione di Adobe che maggiormente incide sulla vita di un professionista di area economico-giuridica è il formato file PDF. (nota: in realtà Adobe è leader nella produzione di software a supporto della creatività praticamente in ogni settore, dalla fotografia al cinema, all’editoria su carta e su web).
Oggi si è tenuto l’ultimo incontro preparatorio (rigorosamente online) nel quale, insieme agli esperti di Adobe e di Pico, stiamo approfondendo le funzionalità che possono semplificare la vita di noi professionisti di area economico-giuridica. Il Meeting ACEF è infatti anche questo: non solo un momento di riflessione e alta formazione sui “massimi sistemi”, ma anche la ricerca di soluzioni pratiche di immediata utilità. Trasformare le cose passa anche per conoscerne i dettagli di funzionamento…
L’abitudine e la mancanza di tempo per approfondire ci portano a utilizzare una minima parte degli strumenti tecnologici che avremmo a portata di mano o che potremmo acquisire con investimenti davvero poco impegnativi. La maggior parte di noi ad esempio è abituata ad utilizzare Adobe Acrobat solamente come visualizzatore di file PDF, senza sapere che in realtà Adobe ha messo a punto una serie di strumenti evoluti per manipolare i file in formato PDF, assemblarli, estrarre testo e portarlo in formato Word o Excel, firmare digitalmente, ridurne le dimensioni, collaborare a più mani con commenti e fasi di approvazione.
In realtà in molti sappiamo da anni dell’esistenza di Adobe Acrobat, la suite di strumenti “ufficiale” per manipolare i file PDF, ma non abbiamo mai considerato l’acquisto a causa del suo costo ritenuto eccessivo e del suo utilizzo ritenuto troppo complesso a fronte del ridotto uso che ne avremmo fatto in concreto. Tuttavia anno dopo anno la trasformazione digitale avanza e le esigenze concrete di manipolare in modi nuovi e sempre più evoluti i file PDF aumentano di pari passo.
Il formato PDF è libero, tanto che tutti abbiamo adottato soluzioni, per lo più freeware, per “stampare” in formato PDF, per convertire i file in formato pdf/a conforme a quanto richiesto dal Registro delle Imprese, o trovato utility gratuite per manipolare i file. Escamotage scoperti spesso all’ultimo minuto per risolvere problemi dei quali fino a un attimo prima ignoravamo l’esistenza. Soluzioni tampone che poi sono entrate stabilmente nella nostra routine lavorativa e hanno contribuito ad aumentare il disordine organizzativo all’interno del nostro studio.
La prima informazione utile da sapere è che già da tempo le funzionalità di trattamento evoluto dei file PDF sono disponibili in forma di abbonamento, mensile o annuale, all’interno della suite Adobe Cloud CC.
La seconda notizia è possibile provare la versione completa di tutti i prodotti Adobe per alcuni giorni in maniera gratuita.
La terza notizia è che sul sito di Adobe ci sono molti tutorial, video e altri materiali di supporto per velocizzare la curva di apprendimento.
Quindi volendo dedicare un po’ di tempo a sperimentare la differenza tra un prodotto gratuito e un prodotto professionale si ha la possibilità di farlo senza ulteriori investimenti o impegni.
Su cosa stiamo concentrando la nostra attenzione approfittando della disponibilità degli esperti di Adobe?
- estrazione di informazioni da file PDF per velocizzare la redazione dei nostri atti e documenti, ovvero per evitare ogni volta che è possibile la ribattitura di testi. Ribattere un testo porta via tempo e introduce la possibilità di errori –> DA EVITARE!
- assemblaggio/manipolazione di file di origine diversa. Varie attività, tra cui i depositi per il processo telematico, richiedono la produzione di allegati in formato digitale;
- conversione in formato PDF/a. Può capitare che il file creato venga scartato dal Registro Imprese in quanto non conforme allo standard PDF/a. Perchè accade? come si possono limitare le rilavorazioni?
- firma digitale Cades/Pades/grafometrica. Si possono gestire in maniera più snella?
- gestione dei pdf con campi compilabili per aumentare l’efficienza nella gestione dei processi ripetitivi e ridurre la produzione di carta.
Siamo lieti che la collaborazione con gli inventori del formato PDF si stia traducendo in molto di più del semplice contributo economico alla realizzazione del Meeting ACEF, e che l’azienda stia dimostrando un reale interesse a capire, anche attraverso le nostre segnalazioni, quali siano le esigenze d’uso di un professionista di area economico-giuridica e come poterci supportare nella maniera più adeguata nel nostro lavoro quotidiano.
Attenzione: ora che il canale di comunicazione è aperto è bene utilizzarlo! se ci sono funzionalità che hai scoperto essere particolarmente utili per il tuo lavoro o se hai altri dubbi o domande legate all’uso dei prodotti Adobe saremo lieti di condividerle con l’azienda per svilupparne casi di studio, best practice e simili.
Grazie dell’attenzione,
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Giacomo Barbieri è Partner dello Studio Barbieri & Associati Dottori Commercialisti di Bologna, di cui è referente per l’area Information Technology & new media, e Presidente del C.d.A. della società di consulenza direzionale I.D.S.C. Srl.